14 08

No i obiecany wpis i już zaskoczenia. Już na początku możecie przeczytać, że zarządzanie czasem nie istnieje. I to nie moje wymysły. Pomyślcie sami, czy macie moc sprawczą zwalniania lub przyspieszania czasu? Jasne, że nie. Czym więc zarządzacie? Zarządzacie sobą w czasie.

Dziś wyjaśnię Wam jak ja to robię, podzielę się doświadczeniem udoskonalanej latami praktyki. Kto jak kto, ale organizatorem jest nieziemskim;] I skromnym do tego. Pozwólcie, że dziś skupię się na sferze pracy, bo gdybym poruszyła inne elementy naszego życia, nikomu nie chciałoby się czytać tego bełkotu;]

– Najważniejsze są priorytety, ale uszeregowanie zadań, ułożenie ich w danym ciągu nie wystarczy. Z każdym zadaniem musi wiązać się cel, mierzalny, konkretny, określony w czasie, taki SMART;] I tu obok zadań, zdradzę Wam sekret, bez marzeń Wasze zarządzanie sobą w czasie nie zadziała. Z marzeniem łączy Was emocjonalna więź, motywator do działania.

Wyobraźmy sobie dzień w pracy z 10 zadaniami, przystępując do planu dnia zadania musimy pogrupować, ale jak skoro wszystko jest na wczoraj?

1. ważne i pilne

2. ważne i mniej pilne

3. nieważne i pilne

4. nieważne i mniej pilne

Czy taki podział w ogóle jest możliwy? Tak, u mnie się sprawdza idealnie. Analogicznie dzień zaczynam wykonując jedno za drugim z zadań ważnych i pilnych – chcę mieć nad nimi kontrolę i mieć pewność że wszystko będzie ok.

Jak zadania ważne i pilne skończę, mam chwile na rozplanowanie tych nieważnych i pilnych – zlecam je innemu pracownikowi, który ma kwalifikacje, lub zadanie są małoistotne i nie muszę się martwić, że cos zawalimy.

Następnie przystępuję to zadań ważnych i mniej pilnych.

Nieważne i mniej pilne nie przez przypadek trafiły na 4. pozycję – nie zawracajcie sobie nimi głowy w formie priorytetów, potraktujcie jak rozrywkę lub zlećcie dalej.

– Wydajność – zapanuj nad nią. 8-godzinny dzień pracy to nieporozumienie w systemie pracowniczym. Nikt nie jest w stanie przez 8 godzin był w pełni skupionych i ciągnąć  zadania na 100%-wych obrotach, chyba że jest cyborgiem jak ja i przypłaca to zdrowiem. Mając swoją listę zadań, wykonujcie je w ciągu bez przerwy przez maksymalnie 4 godziny, a resztę czasu wykorzystajcie na zdobycie inspiracji czytając artykuły itd.

Patrząc na swoją pracę w tej chwili odpowiedź sobie na pytanie czy jesteś efektywny czy efektowny. A to ogromna różnica.

– Jesteś Polakiem, mañana powinna być słowem obcym dla Ciebie. To Hiszpanie odkładają wszystko na jutro, nie brnij w to. Nie opłaca się, spędzisz kolejny dzień na zamartwianiu się jak wykonać dane zadanie.

Pracuj metodą projektową – rozpisz zadania na czynniki pierwsze, określ je w czasie, przypisz do osób i posiadanych zasobów – to się nazywa zorganizowanie.

– Działaj z organizerem, opowiadałam Wam już o Trello, on świetnie radzi sobie z moim rozszalałym myślami życie, można powiedzieć, że i on mnie organizuje. Może i w waszym przypadku się sprawdzi.

Zadanie na dziś: znajdź aplikację w formie organizera i zacznij podział zadań. Aplikacji jest tak wiele na rynku. Inną godną polecenia jest Asana.